La gestión editorial es un proceso continuo de transformación de manuscritos en artículos, donde intervienen diferentes actores, entre los cuales están autores, evaluadores, editores, corrector de estilo, maquetador, entre otros. En él se establecen los controles de calidad, estándares de tiempo y responsables por actividades. En la figura se presentan las fases de la gestión editorial, que abarcan la gestión de manuscritos y la producción de artículos.
Fase 1: gestión de manuscritos
Esta fase comprende desde la convocatoria hasta la aceptación del manuscrito por parte del editor. A continuación, se describen los pasos que comprende esta fase.
Convocatoria: el Centro de Formación emite un comunicado precisando las áreas temáticas definidas en el enfoque de la revista, las directrices para los autores, las fechas de recepción de artículos y los datos de contacto de la revista.
Recepción de manuscritos: se verifica el cumplimiento del enfoque, las directrices para los autores de la revista y la originalidad del manuscrito, mediante la herramienta de originalidad que haya adoptado la entidad. Se solicita el formato de información de autores definido por la revista, que provee datos de carácter confidencial, que no se divulgan, para dar cumplimiento al doble ciego de evaluación. En el caso de contar con editores de sección, se realizará la respectiva asignación.
Evaluación de manuscritos: se seleccionan dos pares evaluadores y se les envía el manuscrito con el formato de evaluación adoptado por la revista, e información pertinente para su rol, al igual que el formato de información de los autores.
Comunicación a los autores: se envía a los autores el concepto del editor y los resultados de las evaluaciones, y se les indica el plazo para realizar las correcciones, si es el caso.
Respuesta de los autores: los autores deberán reenviar el manuscrito con los cambios solicitados por los evaluadores y el editor en las fechas establecidas. Este proceso se puede repetir hasta tres veces, máximo.
Decisión editorial: una vez aceptado o rechazado el manuscrito, se les informará a los autores mediante correo electrónico y certificación firmada por el director de la revista. En caso de ser aprobado, se solicita la cesión de derechos de autor.
Fase 2: producción de artículos
Esta fase abarca desde la corrección de estilo hasta la publicación del número de la revista.
Corrección de estilo: se enviarán los manuscritos aceptados a corrección de estilo en español e inglés, donde se verifica la coherencia, la estructura y la correcta gramática y ortografía, además de la aplicación de las normas APA.
Diagramación: se realizará el diseño del manuscrito en versión digital, marcación XML y galerada de los artículos a la plataforma OJS.
Aprobación del manuscrito: se enviará el manuscrito a los autores para su aprobación. Una vez recibida su respuesta, se procede a realizar una última verificación antes de publicar el manuscrito, utilizando el verificador de originalidad.
Publicación del número de la revista: en este punto se seleccionarán los manuscritos a publicar por cada número y/o volumen de la revista. Se realizará el diseño de:
• Portada: deberá contener el cabezote de la revista (logo del SENA, nombre y logo de la revista), volumen y número, mes y año de publicación, periodicidad, ISSN y e-ISSN. En caso de no contar aún con ISSN o e-ISSN, se dejará el espacio para incorporarlos una vez sean asignados por la Biblioteca Nacional de Colombia. Cuando la revista sea financiada por SENNOVA, debe ir el logo. La tarifa postal reducida se debe incluir para las revistas impresas que la hayan solicitado. Se deben aplicar las directrices establecidas en el Manual de Identidad Corporativa del SENA y registrar logos de la revista (darle protección a la marca registrada).
• Tabla de contenido: deberá ir el título de la revista, volumen, número y fecha de publicación, ISSN, e-ISSN, secciones de la revista, título en español e inglés de los artículos, nombres de cada autor y paginación.
• Contenido de la revista: se procederá a generar los archivos en formato PDF y XML de los artículos para ser publicados en el portal de revistas SENA, y hacer el depósito legal digital mediante el envío de los archivos a la Biblioteca Nacional de Colombia, la Biblioteca Central de la Universidad Nacional, la Biblioteca del Congreso de la República y la Biblioteca Departamental que corresponda. En el caso de la versión impresa, se realizará un tiraje que permita cumplir con el depósito legal, con el Repositorio SENA y con los canjes establecidos por las bibliotecas de cada Centro de Formación.
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